Śmierć bliskiej osoby to niezwykle trudne doświadczenie. W takich chwilach pracownik potrzebuje czasu na pożegnanie i uporządkowanie spraw związanych z pogrzebem. Z pomocą przychodzi urlop okolicznościowy, który przysługuje w przypadku śmierci członka rodziny. Ile dni wolnego można otrzymać? Jakie formalności należy spełnić? Czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu? Poznaj najważniejsze zasady dotyczące urlopu okolicznościowego z powodu śmierci bliskiej osoby.
Czym jest urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby?
Urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby to specjalny rodzaj zwolnienia od pracy, przysługujący pracownikowi w związku ze śmiercią członka rodziny. Ma on na celu umożliwienie pracownikowi uczestnictwa w pogrzebie oraz załatwienia niezbędnych formalności związanych z pochówkiem.
Podstawę prawną dla tego typu urlopu stanowi Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z tym aktem prawnym, pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy w przypadku zgonu i pogrzebu określonych członków rodziny.
Warto podkreślić, że urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby jest płatny. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas tego zwolnienia, jakby normalnie świadczył pracę. Jest to istotne wsparcie w trudnym momencie, pozwalające skupić się na sprawach rodzinnych bez obaw o utratę dochodów.
Komu przysługuje urlop okolicznościowy na pogrzeb?
Urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby przysługuje wszystkim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wymiaru czasu pracy czy stażu. Prawo to obejmuje zarówno osoby pracujące na pełen etat, jak i zatrudnione w niepełnym wymiarze godzin.
Urlop okolicznościowy nie przysługuje osobom wykonującym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło. W ich przypadku ewentualne zwolnienie od pracy w związku z pogrzebem zależy od indywidualnych ustaleń z zleceniodawcą lub zamawiającym.
Prawo do urlopu okolicznościowego z powodu śmierci bliskiej osoby przysługuje w przypadku zgonu następujących członków rodziny:
- małżonka
- dziecka
- ojca
- matki
- ojczyma
- macochy
- teścia
- teściowej
- dziadka
- babci
- rodzeństwa (brata lub siostry)
Dodatkowo, urlop okolicznościowy przysługuje również w przypadku śmierci innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje na pogrzeb?
Długość urlopu okolicznościowego z powodu śmierci bliskiej osoby zależy od stopnia pokrewieństwa ze zmarłym. Przepisy określają następujący wymiar tego urlopu:
2 dni – w przypadku śmierci i pogrzebu:
- małżonka
- dziecka
- ojca
- matki
- ojczyma
- macochy
1 dzień – w przypadku śmierci i pogrzebu:
- teścia
- teściowej
- dziadka
- babci
- brata
- siostry
- innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką
Są to minimalne wymiary urlopu okolicznościowego gwarantowane przez prawo. Pracodawca może, według własnego uznania, przyznać pracownikowi dłuższy urlop w związku ze śmiercią bliskiej osoby.
Przykład:
Jan otrzymał informację o śmierci swojej matki. Zgodnie z przepisami, przysługują mu 2 dni urlopu okolicznościowego. Jeden dzień może wykorzystać na załatwienie formalności związanych z pogrzebem, a drugi na uczestnictwo w ceremonii pogrzebowej.
Jak uzyskać urlop okolicznościowy na pogrzeb?
Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego w związku ze śmiercią bliskiej osoby, pracownik powinien:
- Jak najszybciej poinformować pracodawcę o zaistniałej sytuacji i potrzebie skorzystania z urlopu okolicznościowego.
- Złożyć wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego. Może to być prosty dokument zawierający:
- dane pracownika
- informację o osobie zmarłej i stopniu pokrewieństwa
- datę śmierci
- wnioskowany termin urlopu okolicznościowego
- Przedstawić dokument potwierdzający zgon, np. akt zgonu lub zaświadczenie o śmierci.
Ważne: pracodawca może poprosić o okazanie takiego dokumentu, ale nie ma prawa żądać jego kopii do akt osobowych (zgodnie z zasadami RODO).
Przykładowa treść wniosku o urlop okolicznościowy:
„W związku ze śmiercią mojej matki, Anny Kowalskiej (data zgonu: 15.09.2024), zwracam się z uprzejmą prośbą o udzielenie mi 2 dni urlopu okolicznościowego w dniach 16-17.09.2024.”
Warto pamiętać, że pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, jeśli pracownik spełnia warunki określone w przepisach. Jest to uprawnienie pracownicze, które pracodawca musi respektować.
Kiedy można wykorzystać urlop okolicznościowy na pogrzeb?
Urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby powinien być wykorzystany w okresie bezpośrednio związanym ze śmiercią i pogrzebem. Nie ma jednak sztywno określonego terminu, w którym należy go wykorzystać.
Najczęściej pracownicy korzystają z tego urlopu:
- W dniu śmierci bliskiej osoby
- W dniu pogrzebu
- W dniach poprzedzających pogrzeb (na załatwienie formalności)
Urlop okolicznościowy nie musi być wykorzystany w dniach bezpośrednio następujących po sobie. Pracownik może np. wziąć jeden dzień w dniu śmierci bliskiej osoby, a drugi w dniu pogrzebu, nawet jeśli między tymi wydarzeniami jest kilka dni przerwy.
Urlop okolicznościowy powinien być wykorzystany w rozsądnym terminie, związanym z celem jego udzielenia. Nie można go „odkładać” na późniejszy, dowolny okres.
Przykład:
Maria otrzymała informację o śmierci ojca w piątek. Pogrzeb został zaplanowany na wtorek następnego tygodnia. Maria może wykorzystać urlop okolicznościowy w następujący sposób:
- 1 dzień w poniedziałek (na załatwienie formalności pogrzebowych)
- 1 dzień we wtorek (na uczestnictwo w pogrzebie)
Czy urlop okolicznościowy na pogrzeb jest płatny?
Tak, urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby jest w pełni płatny. Oznacza to, że za czas tego urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w takiej wysokości, jakby w tym czasie normalnie świadczył pracę.
Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy oblicza się:
- Dla pracowników wynagradzanych stałą stawką miesięczną – według tej stawki
- Dla pracowników z wynagrodzeniem zmiennym – na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik korzysta z urlopu okolicznościowego
Warto podkreślić, że:
- Urlop okolicznościowy nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego
- Dni urlopu okolicznościowego wliczają się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze
- Pracodawca nie może odmówić wypłaty wynagrodzenia za urlop okolicznościowy, jeśli został on prawidłowo udzielony
Przykład:
Tomasz, zarabiający 5000 zł brutto miesięcznie, wykorzystał 2 dni urlopu okolicznościowego w związku ze śmiercią matki. Za te 2 dni otrzyma wynagrodzenie w wysokości około 476 zł brutto (5000 zł / 21 dni roboczych x 2 dni).
Urlop okolicznościowy a inne rodzaje zwolnień od pracy
Urlop okolicznościowy z powodu śmierci bliskiej osoby to nie jedyny rodzaj zwolnienia od pracy, jaki może przysługiwać pracownikowi w trudnych sytuacjach życiowych.
Warto porównać go z innymi formami nieobecności:
| Rodzaj zwolnienia | Okoliczności | Wymiar | Płatność |
|---|---|---|---|
| Urlop okolicznościowy (pogrzeb) | Śmierć bliskiej osoby | 1-2 dni | Płatny 100% |
| Urlop na żądanie | Dowolne | Do 4 dni w roku | Płatny 100% |
| Opieka nad dzieckiem | Choroba dziecka do 14 lat | Do 60 dni w roku | Płatny 80% |
| Zwolnienie lekarskie | Choroba pracownika | Do 182 dni | Płatny 80% (od 34 dnia) |
Urlop okolicznościowy nie może być łączony z innymi rodzajami zwolnień w tym samym dniu. Oznacza to, że pracownik nie może np. jednocześnie korzystać z urlopu okolicznościowego i urlopu wypoczynkowego.
W przypadku, gdy pracownik potrzebuje więcej czasu wolnego niż przewidziany ustawowo wymiar urlopu okolicznościowego, może:
- Poprosić pracodawcę o dodatkowe dni wolne (bezpłatne lub płatne – zależy od decyzji pracodawcy)
- Wykorzystać urlop wypoczynkowy
- Skorzystać z urlopu na żądanie (jeśli nie wykorzystał jeszcze puli 4 dni w roku)
Przykład:
Anna otrzymała 2 dni urlopu okolicznościowego w związku ze śmiercią ojca. Potrzebuje jednak więcej czasu na uporządkowanie spraw spadkowych. Może poprosić pracodawcę o dodatkowe 3 dni urlopu wypoczynkowego, aby załatwić wszystkie formalności.
Najczęstsze pytania dotyczące urlopu okolicznościowego na pogrzeb
Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego?
Nie, pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego, jeśli pracownik spełnia warunki określone w przepisach. Jest to uprawnienie pracownicze, które pracodawca musi respektować.
Czy urlop okolicznościowy przysługuje na pogrzeb dalszej rodziny?
Urlop okolicznościowy przysługuje tylko w przypadku śmierci najbliższej rodziny wymienionej w przepisach (małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo, dziadkowie, teściowie). W przypadku dalszej rodziny (np. kuzynów, wujków) urlop okolicznościowy nie przysługuje, chyba że osoba ta pozostawała na utrzymaniu pracownika.
Czy można przenieść niewykorzystany urlop okolicznościowy na inny termin?
Nie, urlop okolicznościowy powinien być wykorzystany w okresie bezpośrednio związanym ze śmiercią i pogrzebem bliskiej osoby. Nie można go „odkładać” na późniejszy termin.
Czy urlop okolicznościowy przysługuje, jeśli pogrzeb odbywa się w dniu wolnym od pracy?
Tak, urlop okolicznościowy przysługuje niezależnie od tego, w jakim dniu odbywa się pogrzeb. Pracownik może wykorzystać go np. na załatwienie formalności związanych z pochówkiem.
Czy trzeba przedstawić akt zgonu, aby otrzymać urlop okolicznościowy?
Pracodawca może poprosić o okazanie dokumentu potwierdzającego zgon (np. aktu zgonu lub zaświadczenia o śmierci), ale nie ma prawa żądać jego kopii do akt osobowych. Wystarczy, że pracownik pokaże taki dokument do wglądu.
Czy urlop okolicznościowy przysługuje na pogrzeb byłego małżonka?
Nie, urlop okolicznościowy nie przysługuje w przypadku śmierci byłego małżonka. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy były małżonek pozostawał na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.