Karta zgonu to dokument, bez którego nie można przeprowadzić pochówku ani rozwiązać kwestii spadkowych. Jej wystawienie i prawidłowe wypełnienie regulują precyzyjne przepisy. Dowiedz się, kto może wystawić dokument, jakich formalności dopełnić oraz na co zwrócić uwagę przy odbiorze karty. Znajdziesz tu również informacje o nowym obowiązku elektronicznego przekazu danych do GUS.
Karta zgonu, czyli najważniejszy dokument po śmierci bliskiej osoby
Karta zgonu to dokument medyczny wystawiany przez lekarza lub ratownika medycznego, który jest niezbędny do uzyskania aktu zgonu i przeprowadzenia pochówku. Dokument ten musi zostać wydany dla każdego zmarłego, włączając dzieci martwo urodzone, niezależnie od wieku ciąży.
W Polsce zasady wydawania karty zgonu regulują szczegółowe przepisy prawne, w tym Ustawa o cmentarzach i chowaniu zmarłych z 1959 roku oraz kolejne Rozporządzenia Ministra Zdrowia. Od 2015 roku karta zgonu wydawana jest w jednym egzemplarzu, co stanowi zmianę w stosunku do wcześniejszej praktyki, kiedy wydawano dwa egzemplarze.
Karta zgonu pełni kluczową funkcję w procedurze pośmiertnej, ponieważ stanowi podstawę do rozpoczęcia przygotowań do pogrzebu. Jest to dokument stricte medyczny, zawierający nie tylko potwierdzenie faktu śmierci, ale również wskazujący jej przyczynę.
W jakim czasie lekarz musi wystawić kartę zgonu?
Lekarz ma obowiązek wystawić kartę zgonu niezwłocznie po powzięciu wiadomości o zgonie. W praktyce czas ten może się różnić w zależności od okoliczności, takich jak miejsce zgonu czy dostępność lekarza.
Szczegółowe terminy wystawienia karty zgonu:
- W szpitalu – stwierdzenie zgonu następuje natychmiast po śmierci pacjenta
- Poza szpitalem – lekarz ma 12 godzin od momentu wezwania na dokonanie oględzin zwłok i wystawienie karty
- W przypadku choroby zakaźnej – karta musi być wystawiona w ciągu 24 godzin od momentu zgonu
Jeżeli lekarz, który jako ostatni opiekował się pacjentem, nie może w ciągu 12 godzin przybyć i stwierdzić zgonu z uzasadnionych przyczyn, obowiązek ten przechodzi na:
- Lekarza wezwanego do nagłego przypadku
- Lekarza lub felczera z najbliższej przychodni
- Inną osobę powołaną przez starostę
Jak prawidłowo wypełnić kartę zgonu?
Wypełnianie karty zgonu wymaga precyzji i znajomości aktualnych przepisów.
- Podstawowe zasady formalne:
- Pismo: Tylko drukowane litery, czarnym długopisem.
- Skróty: Niedozwolone (np. „AMI” zamiast „ostry zawał mięśnia sercowego”).
- Kody ICD-10: Obowiązkowe dla przyczyn zgonu (np. I21.9 dla zawału).
- Elektroniczny przekaz: Część statystyczna do GUS w ciągu 3 dni (przez aplikację e-Zdrowie).
- Struktura dokumentu:
Karta zawiera trzy części:
| Część | Cel | Kto wypełnia? |
|---|---|---|
| Rejestracyjna | Urząd Stanu Cywilnego | Lekarz/ratownik |
| Cmentarna | Administracja cmentarza | Lekarz + USC |
| Statystyczna | GUS | Lekarz (elektronicznie) |
- Kluczowe pola i ich wypełnianie:
A. Dane identyfikacyjne (obowiązkowe)
- Nazwisko rodowe i aktualne – np. Kowalska z domu Nowak
- Numer PESEL – dla cudzoziemców: rodzaj i nr dokumentu
- Data urodzenia – format: RRRR-MM-DD
- Miejsce zgonu – pełny adres lub nazwa szpitala
B. Przyczyna zgonu – schemat łańcuchowy
- Wypełnij tabelę w kolejności:
| Pozycja | Przykład | Kod ICD-10 | Czas od wystąpienia |
|---|---|---|---|
| Bezpośrednia | Ostra niewydolność oddechowa | J96.0 | 2 godziny |
| Pośrednia | Zapalenie płuc | J18.9 | 7 dni |
| Wyjściowa | Przewlekła obturacyjna choroba płuc | J44.9 | 10 lat |
Uwaga! W przypadku niemowląt obowiązkowo dodaj:
- Ciężar urodzeniowy (np. 3250 g)
- Tydzień ciąży (np. 38 tc)
- Wynik w skali Apgar (np. 8/9/10 pkt)
Przykład wypełnionej karty:
„Przyczyna wyjściowa: Przewlekła choroba nerek (N18.9) – czas: 8 lat Przyczyna pośrednia: Ostre odmiedniczkowe zapalenie nerek (N10) – cza: 3 tygodnie Przyczyna bezpośrednia: Septyczne wstrząs (R57.2) – czas: 6 godzin„
Ważne: W sytuacjach wątpliwych (np. sprzeczne diagnozy) konieczna jest konsultacja z drugim lekarzem. Dokument można uzupełnić adnotacją „na podstawie wywiadu”, jeśli brakuje historii medycznej.
Procedury uzyskania karty zgonu po śmierci w szpitalu
W warunkach szpitalnych proces wystawienia karty zgonu przebiega według ściśle określonych etapów:
- Stwierdzenie zgonu – dokonuje lekarz prowadzący oddział lub lekarz dyżurny. W przypadku wątpliwości co do przyczyn śmierci obowiązkowa jest konsultacja z drugim specjalistą.
- Wystawienie dokumentu – następuje natychmiast po potwierdzeniu zgonu. Lekarz wypełnia kartę w systemie szpitalnym lub ręcznie, uwzględniając:
- Historię choroby pacjenta
- Wyniki badań diagnostycznych
- Protokół sekcji (jeśli wykonano)
- Przekazanie zwłok – po minimum 2 godzinach od stwierdzenia zgonu ciało przenosi się do chłodni. Personel ma obowiązek umyć i odpowiednio przygotować zwłoki przed wydaniem.
- Odbiór karty zgonu – dokument odbiera się zwykle w sekretariacie szpitala po okazaniu dowodu tożsamości.
Wyjątki:
- W przypadku chorób zakaźnych wydanie karty może się opóźnić do 24 godzin (konieczna dezynfekcja zwłok)
- Przy podejrzeniu śmierci z przyczyn nienaturalnych dokument wystawia lekarz medycyny sądowej po zakończeniu postępowania prokuratorskiego
Lista uprawnionych do odbioru karty zgonu
Prawo do odbioru karty zgonu przysługuje w ściśle określonej kolejności, zgodnie z hierarchią pokrewieństwa i relacji prawnych.
Dokument może odebrać:
- Małżonek lub partner – pod warunkiem zachowania więzi małżeńskiej w chwili śmierci
- Zstępni – dzieci, wnuki, prawnuki (w równym stopniu pokrewieństwa)
- Wstępni – rodzice, dziadkowie, pradziadkowie
- Rodzeństwo – pełne i przyrodnie
- Powinowaci w linii prostej – teściowie, zięciowie/synowe
W przypadku braku rodziny dokument może odebrać:
- Przedstawiciel zakładu pogrzebowego z pisemnym pełnomocnictwem
- Upoważniony pracownik publicznej uczelni medycznej (w przypadku badań naukowych)
Wymagane dokumenty przy odbiorze:
- Dowód osobisty odbierającego
- Akt małżeństwa (dla małżonków)
- Pełnomocnictwo notarialne (dla osób obcych)
Ważne: W sytuacjach konfliktowych między członkami rodziny kartę otrzymuje pierwsza osoba zgłaszająca się po dokument. Placówki medyczne nie rozstrzygają sporów rodzinnych – w takich przypadkach konieczne jest postępowanie sądowe.
Gdzie uzyskać kartę zgonu?
Kartę zgonu wydaje się w różnych miejscach w zależności od okoliczności śmierci. Informacje o lokalizacjach i uprawnionych podmiotach.
Podstawowe miejsca wydania dokumentu:
- Szpitale i placówki medyczne – karta wystawiana jest przez lekarza prowadzącego oddział, na którym nastąpił zgon. Dokument odbiera się w szpitalnym sekretariacie.
- Przychodnie POZ – jeśli śmierć nastąpiła w domu, kartę wystawia lekarz rodzinny z przychodni, do której należał zmarły.
- Zakłady Medycyny Sądowej – w przypadku zgonów z przyczyn nienaturalnych (wypadki, przestępstwa) lub konieczności sekcji zwłok.
Nowe możliwości od 2024 roku
Od 1 stycznia 2024 r. wprowadzono elektroniczną kartę zgonu.
Część statystyczną dokumentu można uzyskać:
- Przez platformę ePUAP (wymagany profil zaufany),
- Za pośrednictwem aplikacji e-Zdrowie (dla lekarzy i placówek medycznych).
Jak działa system?
- Lekarz wprowadza dane do systemu.
- Rodzina otrzymuje kod dostępu (4 cyfry z unikalnego numeru karty).
- Dokument pobiera się online, a następnie przekazuje do zakładu pogrzebowego lub USC.
Specjalne przypadki
| Sytuacja | Miejsce wydania karty | Termin |
|---|---|---|
| Śmierć w wyniku przestępstwa | Zakład Medycyny Sądowej | 3–7 dni po sekcji |
| Brak dokumentacji medycznej | Placówka POZ po konsultacji z lekarzem rodzinnym | Do 12 godzin |
| Zgon za granicą | Konsulat RP (po przetłumaczeniu zagranicznego dokumentu) | 14 dni |
W przypadku utraty karty zgonu duplikat można uzyskać tylko u wystawcy dokumentu (lekarza lub placówki medycznej). USC i GUS nie wydają kopii.